Складской учет в Битрикс24 я настраивал в десятке проектов - от интернет-магазина на 300 SKU до дистрибьютора с тремя точками отгрузки и отделом продаж на телефоне. Модуль «Склад» встроен прямо в CRM и в блок «Магазин», и на первый взгляд там всё просто: приход, остаток, списание. На практике большинство проблем всплывает не в самом функционале, а в том, как компания выстраивает документооборот, права доступа и связку с 1С или маркетплейсами. Разберу, как оприходовать товар без ошибок, где смотреть реальные остатки при нескольких складах, какие документы обязательны для инвентаризации и как автоматизировать процесс, чтобы кладовщик не вёл параллельный учет в Excel.
Как устроены склады и приходные документы в Битрикс24
Склады в Битрикс24 находятся в разделе «Магазин» - «Склады» (в старых редакциях без каталога товаров пункт лежит в CRM - «Товары» - «Склады»). Каждый склад это отдельная сущность со своим адресом, ответственным сотрудником и типом: розничный, оптовый, производственный или склад брака. У товара остаток считается отдельно по каждому складу, общий остаток по SKU это просто сумма по всем точкам.
Весь учет держится на документах - без документа остаток не меняется, даже если поменять цифру в карточке товара руками. На практике я всегда советую клиентам сразу закрыть возможность ручного редактирования остатка для менеджеров, иначе через пару месяцев цифры в системе и на полке начинают расходиться.
| Документ | Когда используется |
|---|---|
| Приходная накладная | Поступление товара от поставщика с указанием закупочной цены |
| Оприходование | Товар поступил не по накладной: излишки, собственное производство, перенос из другой системы |
| Списание | Расход, порча, брак, самостоятельное потребление |
| Перемещение | Передача товара между складами компании |
| Возврат поставщику | Товар отгружается обратно поставщику |
| Инвентаризация | Сверка фактического остатка с учетным, автоматическое формирование излишков и недостач |
Оприходование товара: как провести приходную накладную
Пошагово это выглядит так:
- Создать документ «Приходная накладная» и указать склад, на который поступает товар.
- Добавить позиции по артикулу или штрихкоду - если товар уже заведен в каталоге, поиск по коду занимает пару секунд.
- Указать закупочную цену по каждой позиции - от неё считается себестоимость и рентабельность в отчетах CRM.
- Проверить количество и, если нужно, серию или срок годности.
- Провести документ кнопкой «Провести».
Важный момент, который часто упускают: черновик документа не двигает остатки, они меняются только после проведения. Это удобно, когда накладную вносит один сотрудник, а проверяет другой перед фактическим оприходованием.
Если приход идет не руками, а из внешней системы - например, парсер накладных поставщика или обмен с 1С - используется REST API: catalog.document.add для создания документа, catalog.document.element.add для позиций и catalog.document.conduct для проведения. Пример вызова через вебхук:
curl -X POST "https://portal.bitrix24.ru/rest/1/webhook_key/catalog.document.add"
-H "Content-Type: application/json"
-d '{"fields": {"docType": "A", "storeId": 1, "responsibleId": 5}}'
Бесплатный материал
🎁 Полезный скрипт в подарок
Подпишитесь на Telegram - пришлю готовый скрипт по этой теме.
Без спама. Отписка в 1 клик.
Складские остатки на нескольких точках: где смотреть и что сверять
Остатки по всем складам собраны в отчете «Магазин» - «Склады» - «Остатки», с фильтром по конкретной точке. Через REST это метод catalog.storeproduct.list, он же обычно используется в интеграциях с маркетплейсами.
Основная путаница у клиентов - не понимают разницу между «в наличии» и «доступно». Первое это физический остаток на складе, второе - остаток за вычетом резерва под уже созданные сделки и счета. У одного клиента с тремя складами (Москва, Санкт-Петербург, региональный) менеджеры каждый день вручную сверяли три вкладки отчета, пока мы не собрали единый сводный отчет по фильтру с группировкой по складу - время на сверку сократилось с получаса до пяти минут в начале смены.
Инвентаризация и списание: документы движения товара
Инвентаризация в Битрикс24 сравнивает фактический пересчет с учетным остатком и сама формирует документы «Оприходование» на излишки и «Списание» на недостачу - вручную ничего досчитывать не нужно, система сама предлагает разницу по каждой позиции.
По частоте на практике розничные точки делают инвентаризацию раз в месяц, дистрибьюторы - раз в квартал по группам товаров с наибольшей оборачиваемостью. Списание брака и пересортицы оформляется отдельным документом с указанием причины, это потом видно в отчетах по себестоимости.
У одного клиента инвентаризация 1500 позиций вручную занимала полтора рабочих дня - кладовщик построчно сверял бумажный лист с интерфейсом на экране. После перехода на сканер штрихкодов с выгрузкой в CSV и импортом через обработчик на REST API время сократилось до трех часов.
Партионный учет и себестоимость
Себестоимость Битрикс24 считает по методу FIFO: каждый приход формирует отдельную партию со своей закупочной ценой, при списании товар расходуется со старейшей партии по времени поступления. Это удобно для отчетов по марже, но требует дисциплины при вводе цен - если менеджер один раз поставит закупочную цену с ошибкой, себестоимость поедет по всей цепочке списаний до момента следующего прихода.
Серийные номера и сроки годности доступны при включенном расширенном складском учете - актуально для техники с гарантийными обязательствами и товаров с ограниченным сроком хранения, где важно списывать в первую очередь то, что раньше портится, а не то, что раньше пришло.
Автоматизация складского учета: интеграции и уведомления
Стандартный обмен с 1С закрывает базовый сценарий - синхронизацию номенклатуры, цен и остатков по расписанию. Проблемы обычно начинаются на стыке с внешними площадками: маркетплейсы и мессенджеры Битрикс24 напрямую не понимает, тут нужна прослойка.
Из практики: для клиента с продажами на Ozon и Wildberries я собирал сценарий в n8n, который каждые 20 минут забирает остатки по складу отгрузки через REST API Битрикс24 и обновляет наличие на обеих площадках - это исключает ситуацию, когда товар продан на маркетплейсе, а по факту его уже нет на складе. Для уведомлений кладовщику о критическом остатке хорошо ложится бот на aiogram: он опрашивает остатки по нужным SKU и присылает сообщение в рабочий чат, если количество падает ниже заданного порога, например пяти единиц.
Еще один рабочий сценарий - автоматическое формирование накладной СДЭК при проведении документа «Списание» на отгрузку, чтобы кладовщик не вбивал вес и габариты дважды: один раз в Битрикс24, второй раз в личном кабинете службы доставки.
Если нужно связать Битрикс24 с 1С, маркетплейсами и Telegram без ручного дублирования данных на каждом шаге, обычно такие сценарии собираются под конкретную задачу компании - можно посмотреть в разделе услуг по автоматизации. Настройка одного сценария синхронизации остатков в n8n стоит от 25 000 ₽, уведомления через бота на aiogram - от 30 000 ₽, итоговая цена зависит от количества складов и систем, с которыми нужно свериться.
Разобраться перед стартом
Консультация
от 3 000 ₽
Подробнее →Частые вопросы
Можно ли вести складской учет в Битрикс24 бесплатно?
Базовый учет остатков по одному складу доступен уже на младших тарифах CRM. Многоскладской учет, партии и расширенные отчеты по остаткам открываются от тарифа «Стандарт» и выше - актуальный список ограничений по тарифам стоит сверять на сайте Битрикс24 перед покупкой, потому что состав пакетов периодически меняется.
Чем отличается оприходование от приходной накладной?
Приходная накладная привязана к конкретному поставщику и закупочной цене, по ней потом можно свериться с бухгалтерией. Оприходование используется, когда источник товара не такой прямолинейный: излишки при инвентаризации, собственное производство или перенос остатков из другой учетной системы при запуске.
Как синхронизировать остатки Битрикс24 с 1С?
Через стандартный модуль обмена «1С-Битрикс24», который настраивается по мастеру с указанием направления синхронизации - только выгрузка остатков из 1С, только загрузка заказов в 1С или двусторонний обмен. Самая частая ошибка на практике - дублирование номенклатуры, когда один и тот же товар заведен в двух системах под разными артикулами, тогда обмен создает вторую карточку вместо обновления остатка у существующей.
Что делать, если остатки в Битрикс24 не совпадают с фактическими на складе?
Сначала проверить непроведенные документы - черновик накладной или списания остаток не меняет, а на бумаге товар уже отгружен. Дальше смотреть резервы под сделки: товар может числиться в наличии, но быть зарезервирован под другой заказ и физически отложен в сторону. Если расхождение сохраняется, единственный надежный способ выровнять цифры - провести инвентаризацию по проблемным позициям и закрыть менеджерам возможность редактировать остаток руками, без документа.